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伊藤 寛
(いとう かん)

ソフトバンク株式会社
向笠 美帆
(むかさ みほ)

ソフトバンク株式会社
西田 昌市
(にしだ しょういち)

ソフトバンク株式会社
必要な資料がなかなか見つからない──。使っている資料は最新のものではなかった──。こんなファイルの扱いに課題を感じている企業は多いのではないだろうか。ソフトバンクの法人営業の現場も、まさに同じ課題を抱えていたという。そこで、新しいファイル共有・管理の仕組みを自社開発。徹底的に現場の要望を聞きながら、ファイル共有・管理はどうあるべきかを検討し、構築された仕組みによって、営業現場には大きな変化がもたらされている。プロジェクトに携わったキーパーソンに話を聞いた。

クラウド型ファイル共有・管理システムで資料整理を効率化

数年前から、社内のファイル共有のあり方を根本的に見直しているそうですね。
西田:特にファイル共有に関する課題が顕在化していたのが法人営業の部門です。当時、法人営業の部門には、統一的なファイル管理・共有の仕組みがありませんでした。もちろんファイルサーバはありましたが、単なるファイル置き場と化しており、「管理」「共有」という観点では、ほぼ機能していなかったのです。そのため、営業担当者が同じような資料をそれぞれに作成したり、新しい情報が反映されていない古い資料を使っていたり、とさまざまな問題が発生していました。
伊藤:私はサービス企画部門で商品企画を担当しています。せっかく作成したサービス資料でも最新版の利用が徹底できないという点に苦労していました。また、日々、営業担当者から「このサービスの資料が欲しい」という連絡があり、それに対応するのも大きな負担となっていました。電話を受けて、資料を送付するという同じ対応を何度も繰り返すわけですから、何とか効率化したいと考えていました。

向笠:私は主に製品・サービスに関する提案書など、営業担当者が利用する資料の作成と管理をする部署に所属しています。ソフトバンクの法人部門で扱っている商材は、およそ2,500に上ります。それぞれに資料があるわけですから、管理は非常に煩雑。実際、西田や伊藤が述べたように、営業現場ではファイル共有・管理に大きな問題を抱えており、何とか解決できないかと考えていました。そこで、私たちが新しい仕組みを企画・デザインして課題を解決することにしたのです。実際のシステム構築は、西田の所属するIT部門に依頼しました。
具体的には、どのような仕組みを構築したのでしょうか。
向笠:社内向けファイル共有・管理サービス「CUSTOM X(カスタム テン)」というシステムを構築しました。社内にある商品カタログや提案書、プロモーション用動画など膨大なファイルを一元的に管理することで、営業担当者が必要に応じて簡単に検索して、利用できるシステムです。このシステム上では常に最新のファイルが管理されており、営業担当者が最新版を常に利用できるようになっています。
特にこだわったのは、どのような点ですか。
西田:例えば、経費精算などの業務システムは、極端にいえば、どんなシステムであってもユーザは利用せざるを得ません。しかし、「CUSTOM X」は、使いたくなければ、使わなくても済むシステムです。ですから、とにかく便利さにこだわり、営業担当者が使いたくなるシステムにしなければならないと考えました。具体的には、最短経路で目的のファイルにたどり着くための検索機能があります。もちろん、全文検索に対応しており、キーワードやカテゴリ、ファイル形式などさまざまな条件で絞り込んで必要なファイルをすぐに探すことができます。また、検索結果は、単にファイル名が並ぶのではなく、ファイルの中身を一目で把握できるよう工夫しています。具体的には、「提案書」「事例」「写真・イラスト集」「動画」といったカテゴリ、作成者や最終更新日が一目で分かる「サムネイル」で結果を表示するのです。さらに、ダウンロードする前に、その資料が本当に目的のものかどうかを見極めるために、その場でプレビューすることもできるようになっています。
伊藤:自分で検索して、ファイルを探すだけでなく、システムにアクセスすれば、社内でどんな資料が使われているか、ランキングなどを通じて人気ファイルを把握することもできます。また、画面上には、ローテーションするバナーエリアがあり、新サービスなどが発表された直後などは、そこで告知を行いつつ、バナーをクリックするだけで、そのサービスに関する資料が自動表示されるようになっています。単に営業担当者が資料を探しに来るだけでなく、企画部門から「このサービスを売ってほしい」というメッセージを発信することができるというわけです。
 
西田:デザインにもこだわっています。向笠たちは、資料制作に関するプロフェッショナル。「見た目」が、人にどのような影響を与えるかを熟知しています。ですから、デザインに対するこだわりが非常に強い。「ここは、もっと薄い青色にしてほしい」「薄すぎる」といったやり取りを頻繁に行いましたよ(笑)。
 
向笠:お手間をおかけしました。ただ、もちろん、私たちだけで考えたのではなく、現場の声を参考にしています。営業担当者に、日々、どんな困りごとがあるのかをアンケート調査したり、直接営業担当者にヒアリングをしたりして、あるべきシステム像を明確にしていったのです。先ほど西田が話したプレビュー機能などは、まさに現場の声が気付きにつながって、実現した機能です。営業担当者はiPad を利用しているため、データ量の多い動画などは、ダウンロードする前に内容を確認したいという声があったのです。
利用状況や反響はいかがですか。
西田:とても好評です。法人営業の部門だけでなく、他の部門からも使いたいという声が多数上がっています。共有するファイルも年々増えており、現在は、営業で使う資料だけでなく、社内事務用の書類や、経営層がイベントで講演した際の資料や動画なども共有されています。
 
向笠:実は反響があったのは社内からだけではありません。営業担当者が訪問先でiPad から「CUSTOM X」にアクセスして、資料を探し、提示する様子を見たお客さまが「それは何のシステムですか?」「うちもファイル管理・共有に困っているので使いたい」と興味を持つケースが増えているのです。
それは思いもよらない反響ですね。では、顧客にも提供していくのでしょうか。
伊藤:はい。「CUSTOM X」を、お客さま向けに改修して「PrimeLibrary」というクラウドサービスを開発しました。改めて「CUSTOM X」の使い方を考えると「図書館のように、必要な情報を探して、持って帰ることができる」というイメージがあり、「Library」と名付けました。建設業のお客さまであれば図面を共有する、学習塾であれば教材を共有する、などさまざまなニーズにお応えできると考えています。
今後は、どのようなサービス展開を考えていますか。
向笠:まず、社内では、これまでどおり営業担当者をはじめとする利用者をサポートしながら、その声をシステムにフィードバックして、「CUSTOM X」のバージョンアップを続けていきます。
 
伊藤:ファイル共有・管理に悩んでいる企業は非常に多いと思います。そうしたお客さまに「PrimeLibrary」を積極的に提案していきたいですね。もし、運用負荷が心配なら、導入後のファイル登録などを代行するサポートも用意しています。ぜひ、気軽に検討していただきたいですね。
 
西田:このシステムを導入して、ソフトバンクのファイル共有・管理は、本当に大きく変わりました。「CUSTOM X」で、すぐに必要な資料を利用することができるようになったため、カバンに紙資料をたくさん入れて、お客さまを訪問する営業はいません。もし、訪問先で、他の商材に関する話題が出ても、その場ですぐにプレゼン資料をお見せすることができ商機を逃さずに済みます。この変化の衝撃をぜひ多くの方に体感して欲しいですね。
ファイル管理にまつわる課題は、多岐にわたる。ファイルサーバ容量の増加に悩む企業も多いと聞くが、今日の話を聞くと、果たして、それらのファイルは本当に使われているのだろうかと考えてしまう。もし、使われていないファイルのために容量拡大を続けているのだとしたら、本当にもったいない。ソフトバンクのファイル共有・管理サービス「CUSTOM X」および「PrimeLibrary」は、そうした従来の仕組みとは、完全に一線を画している。現場の声を聞きながら、ファイル管理をミッションに持つ部門がシステムを企画して、IT部門が実際に構築を行った。このことからも分かるように、現場が使いやすいかどうかがサービスの中心にある。本当の意味でビジネスに役立つファイル共有・管理の仕組みといえるだろう。

<プロフィール>

伊藤 寛
法人部門でクラウド商材の企画、開発、プロダクト管理を担当。PrimeLibraryのほか、MDMサービスを担当。

向笠 美帆
法人部門で汎用提案書、TOP商談資料、講演資料などの作成、また全社で資料を共有できるプラットフォームの企画、運用を担当。

西田 昌市
情報システム部門で、ソフトバンクショップのクルー向けナレッジ検索、社員向けナレッジ検索システム、AIを活用したシステム開発を担当。
 
 
 
ファイル管理・共有サービス「PrimeLibrary」の詳細
https://www.softbank.jp/biz/cloud/saas/primelibrary/
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